試験運用・検証

導入するＩＴツールの環境が構築できた後は、実際の運用を始める前に検証（テスト）を実施します。ただし、メールの誤送信など、顧客に迷惑をかけることにないように実施しなければなりません。本番環境と分離して検証可能なサンドボックス環境の利用も検討すべきです。

試験運用の方法と注意点

試験運用の進め方と注意すべき点を、Zoho CRMを例にして説明します。

サンプルデータの活用

試験運用をするには、Zoho CRMに顧客の個人情報を含む商談データが入力されている必要があります。ただ、実際のビジネスで使っている本物の個人情報を使うと、誤ってメール送信をしてしまうなどのトラブルが生じた場合に、顧客に大変な迷惑をかけてしまうため、原則的にはサンプルデータを使用します。

Zoho CRMでデータをインポートする画面から、Zohoが用意したサンプルデータをダウンロードすることも可能です。ただし、データ数は100件程度しかありません。テストとして不十分な場合は、サンプルデータを提供してくれるサービスなどを活用しましょう。

試験運用でのチェック項目

試験運用でチェックすべき主な項目は次の通りです。

• 項目に抜けや漏れはないか
• ワークフローが正常に動作しているか
• 自動化された通知やタスクが正常に動作しているか
• 外部連携が正常に動作しているか

注意すべきポイント

試験運用の際、ビジネスで実際に使っている生の商談データをテストに使うことも可能ですが、Zoho CRMの設定がうまくできていなかったり、慣れないシステムのため誤った操作をしたりした場合、大量の誤メールが発信されて顧客に迷惑をかけるなど、重大なトラブルに発展する恐れがあります。

こうしたトラブルを避けるためには、Zoho CRMの本番環境とは完全に独立して検証が可能な環境「サンドボックス」を活用しましょう。

Zoho CRMにあるサンドボックス機能（テスト環境）を活用する

サンドボックス機能とは

サンドボックス環境は、Zoho CRMの試験運用専用の環境です。

Zoho CRMの本番環境とは完全に独立した環境となるため、新規に導入した直後や、新たな機能を試したい場合などに、外部への影響を心配せずに、本番同様の環境での試験運用ができます。

サンドボックスで使用した設定は、問題がないと分かった後は、そのまま本番環境に反映できるのも、大きな特徴です。

サンドボックスでテストできること

顧客へのメール送信など、誤った動作をした場合に外部に影響がある動作を、本番環境で試験運用することに対しては、非常に慎重にならざるを得ません。

しかし、サンドボックス環境であれば、外部には影響しないため、自在に試験運用をすることが可能です。例えば、作業を自動化する「ワークフロー」がきちんと動作するかも、最終的に顧客にメールが送る動作がされるかどうかも含めて検証可能です。

外部に影響のない動作でも、役職や権限別に設定を変える場合の試験運用を、リアルタイムに実施できます。

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