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こちらの記事では、オンライン上でスピーディーな電子署名を可能にするZoho Signを紹介しています。Zoho Signの特徴や搭載されている主な機能に加えて、導入した際に得られるメリットについてもまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。
「Zoho Sign」は、Zohoにより提供されている電子契約システムです。紙で契約を締結する場合には文書を印刷したりファイリングするといった作業が発生しますが、電子契約であればそのような作業は不要となるため、スピーディーに契約の締結を進められます。
高いセキュリティのもと、わずか数クリックの作業で署名や送信、管理を行えるというのがZoho Signの特徴といえます。
Zoho Signの特徴のひとつとして、「さまざまなアプリとの連携が可能」という点が挙げられます。例えば、Zohoから提供されているZoho CRMやZoho salesIQ、Zoho Desk、Zoho MAilといったアプリはもちろんですが、そのほかのさまざまなビジネスアプリとも連携可能です。
例えばOneDriveやOffice365、Google Drive、Gmail,Dropboxなど。これらのアプリとの連携によって、さまざまなドキュメントのインポートを行い、数ステップで署名を完了させることが可能です。
さらに、Zohoで用意されているREST APIを使用すると、連携機能をカスタマイズでき、署名を簡素化させられます。
Zoho Signには、テンプレート機能が搭載されています。頻繁に使用する形式の書類がある場合には、テンプレートに変換して活用することがおすすめです。この機能によって効率的に書類を作成できるようになり、業務効率化に繋げられます。なお、ほかの人が作成したテンプレートの再利用もできます。
加えて、取引先に送付する文書に自社ブランドのロゴを入れたり全体のカラーを変更するなど、それぞれの企業の特色を出せる独自カスタマイズが可能です。
Zoho Signでは、契約内容の改ざんを防ぐために、高いレベルのセキュリティを搭載しています。「銀行レベル」の暗号化を用いてデータを保護しているので、不安なく使用できるでしょう。
また、全てのドキュメントにてESIGN(アメリカの法令)やeIDAS(EUの法令)などの電子署名法に準拠している点も特徴です。
Zoho Signでは、署名が行われるとすぐに通知を受け取れる「通知機能」が用意されているため、リアルタイムで進捗状況を把握することが可能です。さらに、リマインダー通知機能も搭載されているため、署名漏れや見過ごすといったミスも防ぐことができます。
Zoho Signを導入する大きなメリットは、これまで時間がかかっていた署名を効率よく行えるようになるといった点です。さまざまなアプリとの連携を行えること、またテンプレート機能を使用することなどによって、業務効率化の実現を目指すことが可能です。
紙の書類を使用する場合には、書面を印刷する、お客様の元へ書類を持参する、書類の郵送対応をするなど署名をしてもらうまでに時間がかかりますが、電子署名の導入によってわずかな時間で完了させられます。
Zoho Signは銀行レベルの暗号化により高いセキュリティを備えている点も特徴とです。このように、セキュリティ対策がしっかりと行われている中で電子署名を行えるという点も導入メリットのひとつといえます。
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