基本設計

要件定義で定めたシステムの全体像や開発の範囲を、ZohoなどのITツールを使ってどう実現するかを具体的に決めて行く作業が「基本設計」です。基本設計の進め方をわかりやすく説明します。

要件定義を基本設計に落とし込む

新たなシステムとしてZohoを選んだ場合、中心となるプロダクトの一つ「Zoho　CRM」では、メイン画面の上部の「タブ」で表示の枠組みを切り替えますが、メインは「見込み客」「連絡先」「商談」の三つです。このタブそれぞれについて、要件定義で固めたプロセスのフローを実現させるために必要な枠組みを決定していきます。Zoho CRM以外のプロダクトや外部アプリケーションとどう連携させるかも検討します。

各タブの大枠が決まれば、それぞれにどんな入力項目を設定するかを決めます。Zoho　CRMでは、「セクション」「項目名」「日付」「選択肢のリスト」など、さまざまな入力項目が設定可能です。ただし、契約プランごとに設定可能な項目数や、入力可能文字数などに上限があるため、スプレッドシートなどを使って基本設計段階で上限を超えないようコントロールするのが賢明です。導入パートナーには、こうしたノウハウにも詳しい会社を選びましょう。

システムエンジニアがいる会社やセクションでは、システム担当者が基本設計を担うことになりますが、導入パートナーがいれば、基本設計だけでなく、その後のカスタマイズや構築の作業までフォローしてくれるため、安心して導入できます。

具体的な事例

45以上のツールを使うことができるZohoのオールインワン「Zoho One」を実際に導入した会社の具体例から、Zohoのどんなツールを組み合わせれば、どんな業務の改善が可能なのかを紹介します。

事例1　プロモーション・プランニングを行う会社（社員数6名）

立体の紙製セールスプロモーションツールの制作などを手がける株式会社ヴァズインクは、社員がリモートワークで働くことを前提とした「オフィスレス」が大きな特徴です。この勤務環境を向上させようと、「Zoho One」を全面導入。Zoho CRMでの顧客管理はもちろん、社内チャットコミュニケーション「Zoho Connect」や、オンラインプレゼン配信・ミーティング「Zoho Meeting」といったプロダクトで社内外のコミュニケーションを円滑化しました。バックエンドオフィスでも、経費申請・管理「Zoho Books」やデジタル署名「Zoho Sign」などを駆使することで、ほとんどの業務は出社しなくても済ませることができるようになりました。

参照元：ZohoJapan公式サイト「ZohoOne事例」（https://www.zoho.com/jp/one/customers/vazinc.html）

事例2　美容皮膚科クリニック（職員9名）

福岡県福津市の日野皮フ科医院は、1985年から市内だけでなく他県からも多くの患者さんを迎えています。2017年にZoho Oneを導入し、Zoho CRMを中心に、患者さんへのリマインドメールやフォローメールの送信をワークフローで管理したり、来院傾向のデータを分析したりした結果、売上げを2倍以上にする効果を上げてきました。さらに新型コロナウィルス感染拡大を受け、患者さんが来院しなくても治療を行える環境を整えようと、Zoho Surveyで申し込みを受け付け、Zoho Meetingで診療をするシステムを構築。小さな子供のいる患者さんや、遠方から通う患者さんらから高い評価を得ました。

参照元：ZohoJapan公式サイト「ZohoOne事例」（https://www.zoho.com/jp/one/customers/hinohifuka.html）

事例3　コンサルティング会社（社員13名）

「経営支援のスペシャリスト集団」として、中小企業や小規模事業者向けにコンサルティングサービスを提供している株式会社コムラッドファームジャパンは、2014年の創業当初から顧客管理のために「Zoho CRM」を導入。2018年には、多くのツールが活用できる「Zoho One」に契約を変更しました。名刺交換した人などの見込み客をすべて登録し、見込み客がパートナーになる際の変換の仕組みを自動化するなどして工数を削減。作業の自動化にはZoho Flowも活用しています。電子署名をZoho Signと連携して契約の電子化を進めたほか、Webサイトの問い合わせフォームはZoho Formsで作成し、受けた問い合わせはZoho Deskに飛ばすなど、多数のツールを連携させながら活用しています。

参照元：ZohoJapan公式サイト「ZohoOne事例」（https://www.zoho.com/jp/one/customers/comrade-firm.html）

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