社内で準備すべきこと

DXによる業務改善を目指す企業が、Zohoなどのデジタルツールを導入する際まず取り組むべきなのは、どんなビジネスプロセス・領域やデータを移行させるのか明確にすることです。導入の手順がシンプルなZohoでも、領域やデータを絞るほうがシステム完成までにかかる時間を短くすることができますし、運用開始後の効果検証も容易になります。

DX化する領域、移行するデータなどを
明確にする

DX化する領域を決める際には、ビジネスのプロセスをひとつひとつ分解していき、それぞれについてDXの必要性を検討するという手法が有効です。その手順は、次のいずれかが考えられます。

• 帳簿や伝票などのドキュメント（スプレッドシート、手書きのメモなど）を収集する
• 現行の社内システムの機能を全て列挙する

その上で、「営業分野だけにする」「既存顧客の管理だけ移行しよう」「○○事業だけを対象に」など、DXの効果を予想しながら領域を決めます。Zohoを導入するのであれば、Zohoのどのプロダクトを活用するかも決めます。既存システムとの併存も検討に値する選択肢です。

目的や目標とするビジネスプロセスなど、
導入計画を明確にする

DX化する領域が明確になったところで、DX化の「目的」「目標」「理想とするビジネスプロセス」「導入計画」を策定して、開発メンバーや社員全体に統一見解を示します。

DXの目標や導入計画は、最初に策定するのではないかという意見もあるかもしれません。しかし、「自社のビジネスはどんなプロセスで成り立っているのか」「Zohoを導入すると何ができるようになるのか」「DX化すべきポイントはどこなのか」が定まっていてこそ、より明確な目標や導入計画を示すことができるのです。

全体の目標は社長や会長といった組織のトップに示してもらった上で、機能ごとに主担当を置き、それぞれに目標を策定します。個別目標の具体的な数値は、経験豊富なコンサルタントやシステムインテグレーターと相談して設定するのが良いでしょう。目標設定は「Zohoを導入して受注を○倍にする」「Zoho導入で入力時間を○分の1にする」といった内容が考えられます。同時に、理想的なビジネスプロセスも策定します。

こうした目標をどんな日程で達成していくのかを、導入計画としてまとめます。既存システムの契約更新の時期などを目安に、無理のないスケジュールを立てましょう。

導入支援パートナーを選定する

目標や導入計画が明確になったら、プロジェクトチームを発足させ、導入支援パートナーを決めます。

プロジェクトチームは、必ず社長などトップの直轄とすることが重要です。それまで当たり前だったビジネスのプロセスの一部あるいは全部をデジタル化するという大きな変革が前提ですので、現場レベルや情報システム部門だけのチームではプロジェクトが頓挫しかねません。組織の壁を突破するには、組織のトップの力が必要になります。

その上で、プロジェクトチームには、現場業務に詳しい担当部門のリーダーか、情報システム部門のリーダーを加えます。導入パートナーがプロジェクトの立ち上げから加われば、より適切なシステム構築が期待できます。Zohoであれば45を超えるプロダクトがあり、熟知したメンバーがいなければ本来のパワーを引き出すことが難しくなってしまいます。

　導入支援パートナーは、実績や技術力だけでなく、サポート体制も充実している会社を選ぶべきです。Zohoであれば、Zoho Japanが認定している「認定パートナー」となっているかどうかが一つの基準となるでしょう。さらには、自社の業務内容やプロセスを理解できているか、長い付き合いができるかといった視点からも、より自社に合ったパートナーを選ぶべきです。

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