Zoho TeamInbox

こちらのページでは、チームのメール管理における課題を解決する「Zoho TeamInbox」について紹介しています。Zoho TeamInboxの特徴や機能、導入した際に得られるメリットをまとめているので、導入検討の参考にご確認ください。

Zoho TeamInboxとは

Zoho TeamInboxは、グループメールの管理・対応を行えるツールです。このツールでは、チームの「共有受信トレイ」を作成でき、チームメンバーが受信したメールについて誰が対応するのかを決めたり、進捗確認などを共有できるといった機能を持っています。

Zoho TeamInboxを導入することによって、例えば「チーム全体に知らせておきたい内容のメールを転送する手間を省きたい」、「大切なメールをすぐに見つけられるようにしたい」、問「い合わせに対してチームメンバーが重複して対応することがあるのを解決したい」といった課題の解決に繋げられます。

※Zoho TeamInboxの機能を利用するためには、Zohoのメールホスティングサービス「Zoho Mail」が必要です。

Zoho TeamInboxの機能

チーム内でメールを共有できる

Zoho TeamInboxの「共有受信トレイ」を使用すると、メールをチーム内で共有できるようになります。この共有受信トレイは「チーム用受信トレイ」とも呼ばれるもので、グループメールをコラボレーション用のスペースで一元管理することが可能となります。

共有受信トレイの活用によって、チーム内でどのようなことを行っているのか、また何が起こっているのかといった点を把握できるほか、メンバーはメールで行われている会話の内容を確認できます。メールの内容を共有できると、チーム内での透明性向上に繋げられ、業務効率化を実現できます。

受信トレイの整理ができる

メールの数が多い場合、受信トレイが整理できていないケースもあるのではないでしょうか。その場合、必要なメールがすぐに見つからない、不要なメールが多くあるといったことで生産性が低下してしまいます。

例えば、Zoho TeamInboxを使用してスレッドを特定のタグやキーワードに基づき、担当者に割り当てることも可能。また、共有受信トレイに追加されたチームメンバーは、メールのやり取りを一元的に確認が可能です。さらに、それぞれのメールに対してメンバー間でグループチャットを使用して話し合えるため、対応が重複するといった状況も防げます。

タブレットやスマートフォンでも利用できる

Zoho TeamInboxは、Zoho Oneのプランに含まれている機能であり、iOS版アプリやAndroid版アプリを使って利用することも可能です。そのため、スマートフォンやタブレットからの利用も可能であり、メールアプリとしても活用できます。

Zoho TeamInboxを導入するメリット

業務効率化に繋げられる

Zoho TeamInboxの導入によって共通の受信トレイでメールが確認できるため、チーム内で何が行われているのか、何が起きているのかを把握することが可能です。さらに、必要なメールを探す時間の短縮につなげられる、メールをチーム全体に転送しなくても全員がその内容を把握できるといったことから、業務の効率化が実現できます。

対応の重複を防げる

チームメンバーに送られたメールに対し、複数のメンバーが対応してしまう、といったケースもあります。Zoho TeamInboxを導入すると、それぞれのメールに対してグループチャットを行って担当者を決めたり、スレッドや特定のキーワードを用いて各担当者に割り当てることが可能です。

以上の機能を用いることによって、同じタスクに対して複数のメンバーが対応してしまうといった重複を防げるのがZoho TeamInboxを導入するメリットのひとつです。

中小企業のデジタル化を
推進するおすすめ3社

中小企業のデジタル化には、ビジネスに必要な顧客管理、営業支援、プロジェクト管理、会計管理、人事管理など様々な業務をネット上で一元管理できる「Zoho」というツールの導入がおすすめです。なぜなら、Zohoは低コストでありながら機能が充実しているだけではなく、企業の成長に合わせて機能の拡張にも対応。中小企業のデジタル化を推進する おすすめ3社を紹介しています。

顧客管理の業務プロセス
を効率化したいなら

クラウドソリューションズ

引用元：クラウドソリューションズ公式HP
https://www.cloudsolutions.co.jp/

特徴

• 顧客関係管理の「ZohoCRM」、CRM機能にビジネス全体のプロセスを包括した「ZohoCRMプラス」の両方から、課題に合ったツールを提案してくれる。
• 20年に及ぶWeb制作業務の経験を生かし、Webサイトの問題解決、戦略立案を中心としたコンサルティングを提供。

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WEBマーケティングの
DX化を検討しているなら

データサービス

引用元：データサービス公式HP
https://www.data-service.jp/

特徴

• 「Marketing Automation」「Campaigns」「Social」といったマーケティング向けZohoツール導入に対応。
• クラウドから汎用コンピュータに至るまで、要望に応じたシステム構築に対応。

                   

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導入後に使いこなせるか
不安があるなら

リクト

引用元：リクト公式HP
https://www.lct.jp/

特徴

• 導入しても活用していかなければ意味がありません。リクトなら有償で関係者が使えるよう定着サポートに対応。
• しっかりと使えるツールにするために、導入前の設計を重視。ヒアリングをした上で見積もりを作成。

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