要件定義

システム開発でよく使われる言葉の一つが「要件定義」です。要件定義とは、本格的な開発作業が始まる前に、どんなシステムを構築しようとしているのか、システムの知識がない人にもわかりやすい形でまとめること、また開発する範囲を明確にすることを指します。要件定義の重要性は、ZohoによるDX化でも変わることはありません。

Zoho導入のための要件定義とは

Zoho導入のための開発工程を見定めるためには、要件定義をしっかりと固めなければなりません。現行システムではプロセスのフローはどうなっているのか、新たなシステムにはどんな機能が求められるのか、担当者からの聞き取りなどから冷静に見極めていきます。

導入支援パートナーの支援を受けている場合は、プロジェクトチームと共に要件定義をフォローし、結果を「要件定義書」「仕様書」としてまとめてくれる会社もあります。

要件定義の進め方

Zohoを導入することを前提にした要件定義の方法は、次のような流れになります。

Zohoプロダクトの選定と全体像の作成

Zohoは45を超える多数のプロダクトで構成されたITツールです。導入ツールとしてZohoを選定した場合は、このツール群の中から自社のビジネスプロセスに合うプロダクトを選定する必要があります。

そのためにまず、既に定めた理想のビジネスプロセスを基に、それぞれのプロセスに必要なZohoプロダクトを選び、新たなシステムの全体像を作ります。

Zohoのプロダクト群の中で中心となるのは、顧客管理や商談管理などを担う「Zoho CRM」です。ほかにも、プロジェクト管理をする「Zoho Projects」、グループウェアの「Zoho Creater」などさまざまな機能を持つプロダクトがあるので、必要なプロセスに応じて適切なものを選定していきます。

業務フローの洗い出しと要求の掘り起こし

要件定義では次に、選定したプロダクトが担うプロセスごとに、現状の社内での業務フローを洗い出していきます。

担当者は誰で、どのシステムが処理を担っていて、どんなデータを、どう処理しているのか。ひとつひとつのフローを洗い出していきます。

さらにZohoによる新たな業務システムに対して、現場の担当者や管理者が求めることを聞き出していきます。現場からの要求を、新システムの要件として実現することも、プロジェクトチームの大事な役割です。チームメンバーには、担当者・管理者から、システムへの要求を引き出すコミュニケーション能力も求められます。

ただ、全ての要求を実現するのは不可能ですから、優先順位をつけながらどれを要件定義に盛り込むかを決めていきます。

要件のリスト化

洗い出した業務フローを並べた具体的なリストを作成します。また、担当者たちからの希望を取り入れたことなどで、Zohoのプロダクトを使う新たな管理項目が加わったり、扱うデータが増えたりした場合も、すべてリスト化していきます。

こうした作業を、すべてのZohoプロダクトについて実施します。抜けや漏れがないように、情報を網羅して書き出していくことが極めて重要です。

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