構築・データ移行

基本設計で固まったシステムの枠組みを、新たに導入するITツールに設定していく作業が「構築」です。また、データ移行がスムーズにできることは、DXの実現のために非常に重要です。

システムを構築する

構築の作業の進め方を、Zoho CRMを題材に説明します。煩雑な部分もありますが、導入パートナーとなる企業によっては構築作業に対応してくれるところもあります。

タブと項目をカスタマイズ

まず、Zoho CRMのメイン画面上にある「タブ」と、各タブ内の「項目」を設定していきます。必要なタブは「追加」し、常時表示している必要がなければ「非表示」にします。ドラック&ドロップでタブの位置を変更し、使いやすい形に並べ変えていきます。

タブのカスタマイズができたら、各タブ内の項目を整えます。新しい項目を加えたい場合は、「選択リスト」「電話」「URL」などあらかじめ用意された候補の中からドラッグ＆ドロップで配置します。複数の項目を「セクション」としてまとめれば、セクションごとのレイアウト設定も可能です。

パイプラインやレイアウトルールを設定

営業プロセスや顧客データの管理を効率化するために、パイプラインやレイアウトルールといった機能の設定をします。

パイプラインの機能は、営業プロセスをステージ（段階）に分け、そのステージごとにプロセス（進捗状況）を管理する手法です。パイプライン機能を使えば、取り扱う製品やサービス・商品などビジネスの内容に合わせた、異なるプロセスを設定できます。

レイアウトルールは、利用する場面によって異なるデータ入力画面を使えるようにする機能です。例えば、「見込み客タブ」の中で3種類の異なる営業分野について、同じ画面で入力できるようにすると、同時に多数の入力項目を表示させなければならず、入力に手間がかかってしまいます。しかし、あらかじめレイアウトルールを設定しておけば、最初に営業分野を選択するだけで必要な入力項目だけが表示されるため、入力が効率的になります。

参照元：Zohoナレッジベース（https://help.zoho.com/portal/ja/kb/crm/customize-crm-account/pipelines/articles/パイプライン ）

ワークフローを設定

ワークフローは、繰り返しの多い作業や、日常的な単純作業を自動化できる仕組みです。ワークフローによる効率化によって、顧客対応のために時間をより多く使えるようになります。

Zoho CRMのワークフローの設定では、①実行するタイミング②どのデータを対象とするかなどの実行条件③実行するアクションを決めます。具体的には「見込み客が登録されたら、営業担当者に『電話でヒアリング』のタスクを追加する」といった形で設定されます。それぞれの段階で、複数の条件を設定することも可能です。

外部連携の設定

Zohoは、連絡先やカレンダーといったGoogleの主要サービスや、マイクロソフトのMS Officeなど、さまざまな外部アプリやアプリケーションと連携できます。人気の高いアプリケーションなどとはすぐに連携できるようになっています。

参照元：Zoho CRMヘルプ（https://www.zoho.com/jp/crm/developer/docs/connectors/set-up.html）

データをZohoに移行する

これまで、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算アプリケーションや、Zoho CRM以外の他社CRMで管理してきたデータをZoho CRMに移行するのは非常に簡単です。

データ移行作業は通常、社内のシステム担当者などが行いますが、導入パートナーによっては支援代行してくれるところもあります。

事前に確認しておくべきこと

Zoho CRMへのデータ移行時には、移行させようとしているデータが次のような点に適合しているかどうかを、事前によく確認しておく必要があります。

• データ移行できる権限を持っているか
• ファイル形式が「.csv」「.xls」「.xlsx」「.vcf」のいずれかであるか
• ファイルサイズやレコード数が上限を超えていないか
• 文字データに「”」「｜」「<>」が含まれていないか
• Zoho CRMで「必須項目」となっている項目のデータがあるか

他社のCRMから

Zoho CRMのデータ移行ツールを使用すれば、Salesforce、Microsoft Dynamicsといった外部システムから簡単にデータを移行させることができます。

データは「.csv」形式にする必要があり、データサイズの上限は8MBです。一度に最大200件のファイルを移行させることが可能です。

Zoho CRM側では存在しない項目のデータがあった場合は、新たな項目を作成しながらデータ移行作業を進めることができます。

参照元：Zohoナレッジベース「データ移行の概要」（https://help.zoho.com/portal/ja/kb/crm/data-administration/data-migration/articles/データ移行の概要#_1）

Excel、スプレッドシートから

移行するデータが、Excelで使われる「.xls」「.xlsx」や、電子名刺の標準規格「.vcf」の場合は、すべてのプランで1回あたり最大5000件のデータを移行できます。プランによってはさらに多くのデータ移行が可能です。

参照元：Zohoナレッジベース「Zoho CRMへのデータのインポート」（https://help.zoho.com/portal/ja/kb/crm/data-administration/import-data/articles/zoho-crmへのデータのインポート#_2）

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