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Zoho WorkDrive

こちらのページでは、オンラインでファイルやデータを共有できる「Zoho WorkDrive」について紹介しています。Zoho WorkDriveが持つ特徴や機能に加えて、導入した際に得られるメリットをまとめているので、導入検討されている方はぜひ参考にしてみてください。

Zoho WorkDriveとは

Zoho WorkDriveは、クラウド上でファイルの保存・管理を行える大容量のオンラインストレージです。チームで使用するファイルの共有もでき、さらにファイルごとにアクセス権やアクセス可能な期限の設定も行えるため、機密性の高い書類についても管理可能となっています。

また、外部から送られてくるデータを集約することもでき、ファイルを必要な時にすぐに取り出せるので、作業の効率アップにも繋げられます。共同作業が多いチーム、共有する必要があるファイルやデータが多いといったチームにおすすめのオンライファイル管理ツールです。

Zoho WorkDriveの機能

ファイルの共有が可能

これまで、ファイルを共有したいと考えたときにはメールなどで送受信するといった方法をとっていた方も多いかもしれません。しかし、Zoho WorkDriveを使用することによって送受信不要でファイルの共有が可能となります。

容量が大きなファイルを共有したい場合も外部サービスを利用する必要もあなく、誤った相手に送ってしまう心配もありません。

さらに、デスクトップアプリの使用によって、パソコン内のデータがクラウドサーバー上のデータと同期されるため、編集を行ったファイルをメンバー全員に同期することも可能です。また、専用のアプリを用いるとスマートフォンやタブレットからもアクセスできるようになります。

ユーザー毎のアクセス権設定が可能

「このデータは関係者だけと共有したい」といったケースもあるでしょう。Zoho WorkDriveでは、ユーザごとにアクセス権の設定が可能です。階層ごと、または人ごとにファイルのアクセス権を設定できるため、社内のファイル全てをZoho WorkDriveで管理することも可能です。

また、これまでは紙で保存しており場所を取っていた書類についても、Zoho WorkDriveで保存することでコスト削減につなげられます。

大容量のストレージを使用できる

ビジネスプランでは5TBの容量のストレージを使用可能です。大容量なので、容量が小さいファイルから大きいファイルまで、あらゆるファイルやデータを保存することが可能です。Zoho WorkDriveでは、ニーズに応じた3種類のプランが用意されているので、自社でどれくらいの容量が必要なのか考えた上でプランを選択できます。

Zoho WorkDriveを導入するメリット

手軽にデータを共有できる

Zoho WorkDriveを導入すると、さまざまなデータやファイルを手軽に共有できるようになる点がメリットのひとつです。ファイルを誤った相手に送信してしまうリスクも無くなり、大容量のデータも簡単に共有可能です。

また、Zoho WorkDriveはデータ検索機能も搭載しているので、使用したいファイルやデータをすぐに見つけられます。検索を行う際にはファイル名のほか、作成者やドキュメントに含まれているキーワードでの検索が可能。素早く必要なデータに辿り着けるため、作業の効率化にもつながります。

外出先からもデータを確認できる

Zoho WorkDriveにデータを保存しておくことで、インターネット環境がある場所であればどこからでもデータを確認できるようになります。また、スマートフォン用のアプリも用意されていますので、モバイルから写真や録画した音声、テキストファイルなどさまざまなデータのアプロードを行えます。

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