本運用・アフターフォロー

Zoho CRMなどのＩＴツールは、導入や設定さえうまくいけば、問題なく運用できるとは限りません。複数のプロダクトを組み合わせ、自社のビジネスに合わせてカスタマイズされるＩＴツールを担当者全員が使いこなせるようにするには、担当者の育成やマニュアル作り、社員への研修が欠かせません。また、導入パートナーによるアフターフォローも重要です。

本運用にあたって必要なこと

実際の運用にあたって必要なことを、Zoho CRMを例に説明します。Zoho CRMの導入パートナーの中には、マニュアル作りや研修・説明会の開催を支援してくれる会社もありますので、活用を検討しても良いでしょう。

担当者（スペシャリスト）の育成

Zoho CRMの導入を決め、構築やデータ移行まで進めたものの、なかなか運用が軌道に乗らないというケースは、中小企業を中心に見られるようです。Zoho CRMはカスタマイズの自由度が高い分、構築のやり方次第では理解に時間がかかるシステムになる場合もあります。また、画面やメニューの構成が必ずしも日本人にはわかりやすいとは言えない面があります。

そこで、まず社内に1人でいいので、Zoho CRMのスペシャリストを育成しましょう。導入時や運用時にトラブルが発生した場合も、スペシャリストに聞けば解決できるという流れができれば、トラブル対応の流れがスムーズになります。

スペシャリストを育成するためには、既存のマニュアルや機能説明動画を活用するのはもちろんですが、Zohoの認定パートナーになっている会社に研修を依頼すれば、より自社に合ったトレーニングを受けることができます。

マニュアル作成

社員の疑問に回答したり、トラブルの解決に当たったりしていくうちに、スペシャリストにはノウハウが蓄積されていくことになります。このノウハウを社内全体で共有するための手段の一つが、マニュアルの作成です。

表示方法の変更やデータの入力いった一般的な操作方法は、Zoho CRMの共通のマニュアルでも対応できます。しかし、ワークフローで作業が自動化されたり、レイアウトルール機能で独自の入力プロセスが設定されていたりする場合は、社内用のマニュアルで操作方法を説明しましょう。

社内研修・説明会の開催

スペシャリストが蓄積したノウハウをマニュアルで網羅できていたとしても、それがユーザーとなる社員に浸透しなければ、Zoho CRMの運用を軌道に乗せることはできません。マニュアルに沿った研修で社内のスペシャリストを増やすだけでなく、説明会を開き、できるだけ多くの社員に新システムの使い方に慣れてもらいます。

導入支援やアフターフォローを行う
Zoho認定パートナーについて

Zoho認定パートナーとは

Zohoには45以上のプロダクトがあり、さらに新たなサービスや機能の追加に向けた開発が続いています。こうしたZohoのサービスで、ビジネスのDX化を進める企業が抱える多くの課題にひとつひとつソリューションを提供できる企業を「パートナー」として認定する制度をZohoでは設けています。認定パートナーは、導入から本運用、アフターフォローまで幅広い支援を提供します。

支援サービスの内容

認定パートナーには、導入時のソリューションを提供してくれる「コンサルティングパートナー」、各社固有のニーズに合わせた開発サービスを提供する「開発パートナー」、Zoho CRMに対してカスタマイズしたり拡張アプリを提供したりする「プラットフォーム提供パートナー」といった種類があり、それぞれの得意分野を中心とした支援サービスを提供します。

認定パートナーには、納品後1カ月にわたって無償で遠隔サポートをしてくれるなど、運用開始後も無償・有償でのフォローをしてくれる企業もあります。またZohoJapanの公式サイトに掲載されているナレッジコンテンツ（https://help.zoho.com/portal/ja/kb）には、トラブル時に役立トラブルシューティングなどを含んださまざまなノウハウが掲載されています。

Zoho導入支援業者を選ぶ際の注意点

Zoho 認定パートナー

Zoho には、認定パートナー制度があります。認定パートナーは、Zohoシステムに関する一定水準の知識と対応力を有している証拠。Zohoサービスでビジネス運用をスタートする企業がZohoを活用して課題解決するために十分な実績があるとZoho Japanが認めた信頼できる業者です。Zoho導入支援に資格は必要ありません。しかし、知識や実績が乏しい業者に支援してもらっても結果が伴わない可能性があります。導入支援事業者を選ぶ際は、ZohoJapanが公式にパートナーと認定している会社がおすすめです。

Zoho認定パートナーの一覧を確認する

IT導入補助金への対応

デジタル化を進めるために、IT導入補助金が用意されています。業務の効率化・自動化を実現するためにITツールを導入した中小企業を支援するために、導入費用の一部を支給する国の精度です。せっかくツールを導入するなら、補助金を活用して、コスト負担を減らしたいのではないでしょうか。

補助金には、A・B類型（通常枠）とデジタル化基盤導入類型があります。A・B類型（通常枠）はITツール導入経費の一部が補助されるのに対して、デジタル化基盤導入類型は通常枠より補助率が高いのが特徴。パソコンなども対象です。IT導入補助金は、IT導入支援事業者とともに申請しなければいけません。IT導入補助金に対応している業者を選ぶことが大切です。

デジタル化基盤導入類型への対応

A・B類型（通常枠）より補助率が高いデジタル化基盤導入類型。A・B類型（通常枠）が1/2に対してデジタル化基盤導入類型の補助率は3/4と2/3です。PC・タブレットの購入費用も補助対象になり、クラウド利用料を最大2年分補助してもらえます。

Zoho CRM単体には適用されませんが、Zoho Oneには適用可能です。Zoho OneはZoho製品のすべてのアプリケーションを備えたオールインワンタイプですが、Zoho CRMと価格の差が大きくありません。Zoho Oneを導入するなら、補助率が高いデジタル化基盤導入類型での申請に対応している業者を選びましょう。

納品後のサポート内容

Zohoは、納品後からが本番です。実際に運用していく中で気づくことや分からないことなどがたくさん出てきます。分からないことをそのまま使っていると、最大限の効果を発揮できません。困ったことを都度解消しながら運用を進めていくためには、サポートが大切です。より活用するために、運用方法の改善を提案してくれるなど、サポートが手厚い業者を選んでください。

初期設定・導入研修

システムの導入ハードルは、初期設定にあると言っても過言ではありません。特に複数のシステムを連携するときは、自力での初期設定は難しいでしょう。初期設定に対応してくれる業者を選ぶことをおすすめします。また、システム導入後は、従業員が使えるようにならなければ意味がありません。導入研修もサポートしてくれる業者なら、スムーズな導入が実現します。

Zoho導入の流れ・事前準備と導入支援の内容について
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